1. Rekisterinpitäjä
Moment Ventures Oy (1086070-9)
Pyhäjärvenkatu 5 A
33211 Tampere
Puhelin: 03-316 7800
info@momentventures.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Pia Pursiainen
3. Rekisterin nimi
Yritys247-asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa: Asiakkaan tunnistaminen ja käyttäjänhallinta.
- Asiakkaiden yksilöinti (identifiointi), todentaminen (autentikointi) ja valtuuttaminen (auktorisointi) Yritys247-palveluissa.
- Palvelujen tietoturvallisuus sekä käyttöoikeuksien ja pääsyn hallinta.
- Palveluun liittyvä asiakkaan palveleminen ja asiakassuhteen operatiivinen hoito, hallinta ja kehittäminen.
- Asiakastietojen sekä asiakas- ja kontaktihistorian hallinta.
- Palveluhakemusten käsittely
- Laskutus
- Palvelujen tuottaminen, tarjoaminen, markkinoiminen ja kehittäminen
- Lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi muun muassa viranomaisselvitysten laatimiseksi
Asiakkaan henkilötietoja käsitellään Moment Ventures Oy:n ja muiden samaan konserniin kuuluvien yritysten palveluihin liittyvään laskutukseen, ylläpitämiseen, hoitamiseen, analysointiin ja tilastointiin sekä palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Rekisteriä hyödynnetään myös suoramarkkinointitarkoituksiin sekä asiakkaan antamien toimeksiantojen ja palvelupyyntöjen toteuttamiseen.
Henkilötietoja käsitellään ja luovutetaan vain tietosuoja-asetuksen sallimissa rajoissa sen määräyksiä noudattaen ja vain siltä osin kuin on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.
Henkilötietojen käsittely rekisterissä on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena (GDPR 2016/679, 6 art. b-kohta) ja rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 2016/679, 6 art. f-kohta).
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan sisällyttää seuraavia henkilötietoja:
- Yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- Henkilötunnus
- Yritysyhteys ja yritystiedot
- Suomen Asiakastieto Oy:ltä, Instantor AB:lta, pankeilta tai muilta luotettavilta tahoilta palveluiden tuottamista varten saadut tiedot
- Asiakasrekisteriin rekisteröidään palveluhakemuksen käsittelyn yhteydessä toisilta luotonantajilta saatuja tietoja
- Pankkiyhteystiedot
- Tiedot laskutuksessa olevista saatavista ja niihin kohdistuneet käsittelyvaiheet
- Asiakaspalvelussa käydyt puhelin-/sähköpostikeskustelut ja muu asiakaspalvelutilanteisiin liittyvä viestintä
- Lasku- ja maksutiedot
Moment Ventures Oy varaa oikeuden nauhoittaa asiakaspalveluun soitetut puhelut. Rekisteriin voidaan sisällyttää myös nauhoitettuja puheluita.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään
- Asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä,
- Palvelujen käytön ja ylläpidon yhteydessä sekä
- Asiakaspalvelun yhteydessä
- Lisäksi tietoja kerätään seuraavista lähteistä: Palvelun tuottamisen kannalta välttämättömät yritykset (laskutus ja perintä, maksusuoritukset), pankit (tunnistautuminen pankkitunnuksin), Suomen Asiakastieto Oy, Instantor AB, pankit tai muut luotettavat tahot (julkiset maksuhäiriötiedot, luottorinkitiedot, luottokelpoisuus, maksukäyttäytyminen), Väestörekisterikeskus (osoite- ja henkilötiedot, maahanmuuttopäivä)
Asiakkaaseen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa asiakkaalle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteist
7. Tietojen luovutukset
Rekisteröityjen henkilötietoja saatetaan luovuttaa tietosuoja-asetuksen sallimissa tilanteissa seuraaviin tarkoituksiin:
- Palvelun tuottamisen kannalta välttämättömille yrityksille, esimerkkinä laskutus ja perintä
- Asiakaspalvelun tuottamiseksi
- Talouteen ja kirjanpitoon liittyvien palveluiden tuottamiseksi
- Tuomioistuimille
- Laskutusasiakkaille tai tämän määrämälle taholle rekisteröityyn liittyen
- Poliisiviranomaisille
- Luottotietorekisterinpitäjille
- Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyrityksille tietojen tarkistamista varten
Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja tulostus- ja postituspalveluja, puhelin- ja viestiliikennettä sekä asianajopalveluja tuottaville palveluntarjoajille.
Rekisterinpitäjä voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. rekisterinpitäjä voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli se on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Tietojen luovutus kolmannelle taholle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä käyttävät asiakaspalvelu-, laskutus-, perintä-, talous- ja lakiasioita käsittelevät henkilöt. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen. Osa rekisterin tiedoista on julkisia ja saatavissa eri julkisista asiakirjoista. Muut tiedot ovat luottamuksellisia. Sähköisen aineiston osalta väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten torjunta toteutetaan eritasoisilla teknisillä ja sovellusratkaisuilla. Järjestelmän tiedot ovat valvotussa ja lukitussa tilassa, johon pääsy ulkopuolisilta on estetty. Rekisterin käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopio ja sen tietoturva on toteutettu monessa eri tasossa.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon oikaisemista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteritietojen tarkastaminen tapahtuu toimittamalla henkilötunnuksen sisältävä omakätisesti allekirjoitettu ja päivätty tarkastuspyyntö osoitteella Moment Ventures Oy, Pyhäjärvenkatu 5 A, 33211 TAMPERE. Kirjalliseen tarkastuspyyntöön tulee liittää kopio virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään yllämainitun posti- tai sähköpostiosoitteen kautta.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valituksen voi tehdä erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Suomessa tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu: http://www.tietosuoja.fi.
13. Tietojen säilytysaika
Kirjanpitoaineistoa säilytetään lakisääteinen säilytysaika. Asiakkaan tiedot voidaan poistaa rekisteristä, mikäli kaikki asiakkaaseen kohdistuneet laskutus- ja perintäasiat on saatettu päätökseen eikä muutoinkaan tietojen säilyttäminen ole rekisterin käyttötarkoituksen, lainsäädännön tai muun syyn perusteella tarpeellista.
Asiakirjat ja tiedot on säilytettävä viiden vuoden ajan siitä, kun laskutus- ja perintätoimenpiteet ovat päättyneet. Jos asiakirjat ja tiedot olisi muun lain nojalla säilytettävä ehdotettua ajanjaksoa pidempään, noudatetaan tuota pidempää säilyttämisaikaa.
14. Tietosuojaselosteen muutokset
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten tietosuojaselosteen sisältöön tulee tutustua säännöllisin väliajoin.
